3/9 新田さん勉強会in名古屋① OneNoteで業務管理

先週3/9の金曜日に、新田順也さんによる「OneNoteミニ勉強会」に参加しました。

タイトルではOneNoteとうたっているものの、他にもいろいろなところに話が飛んで、とても充実した楽しい時間でした。

ご一緒させていただいた皆さま、ありがとうございました。

早速いくつか実践していますが、自分の中にある情報を整理するためにも何回かに分けてここに書いてみようと思います。

まずはOneNoteを活用した業務管理について（OneNoteというのはMicrosoftのデジタルノートアプリケーションです）。

先日聞いたお話を元に、まずやってみよう！と思ったのが次の2つ。

＜１＞　案件ごとに関連情報をひとつにまとめる。

特に、dropboxや共有ドキュメント（google docやspreadsheetなど）が活用されるようになってからというもの、どの情報がどこにあるかを関連づけて整理したいと思っていて。というのは、「あのデータ、見たいな」って思ったときに、メールを遡ったり、オンラインの情報なら検索し直したりしていたから。OneNoteにそういう情報を集約しておけば探し直す手間を省くことができる。

＜２＞　やるべきことを整理してチェックリストにする。

コーディネーションの仕事はある程度流れがあるので、各段階でやっておくことをチェックリストにしておけば大事な工程を飛ばすことはないし、進捗具合も一目瞭然。

＜１＞はもう、なにを今更って感じですが、「あれ、どこにあったっけ？」が確実に減りました。まずこれがとても嬉しい！　

dropboxや共有ドキュメント、関連サイトのURL、用語集、スタイルシート、管理表などをまとめるほか、作業中に気付いたことや、考えたこともどんどん書いていっています。「なんでこうしたんだっけ？」って後になって思うことがあるので、思考の流れも一緒に記録するという目的で。

ただ、とにかく情報をポンポン入れていくっていうのはそうだけど、後々見つけ出すときのことも考えて、ページはなるべく細かく区切るようにしています。

＜２＞は、まず自分がやっていることを漏れなく書き出すことが必要で、それだけで一旦スッキリします。

OneNoteはワンクリックでチェックボックスを付けられるので、ダーッと書き出したらもうチェックリストのできあがり。あとは、作業を進めながらひとつひとつチェックを入れていく。そうすれば今自分がどこまでやって、あと何をしなければならないかがひと目で分かる！

OneNoteを活用するための準備をしていて思ったのは、何気なくやっていることにいかにムダが多いか、それと、To doを見える化するだけでも不安が少し和らぐということ。やらなきゃいけないことが目の前に溢れると、気ばかり焦ってしまっていたけど、リストにすればまずゴールが明確になるし、そこまでの行程だって明確になる。あとはやるだけって思える。そんなことに改めて気付きました。

次は「メールのテンプレート」について書きます。