3/9 新田さん勉強会in名古屋② メールのテンプレートを活用する

先週3/9の金曜日に参加した新田順也さんによる「OneNoteミニ勉強会」。

昨日の記事ではメインテーマであるOneNoteについて書きました。今日は、メールのテンプレート機能について。

メールにテンプレート機能がある、ということを私は全く知りませんでした。なので当然使ったこともなかったのですが、これこそまさに、私のためにある機能でした（違）。

仕事をしていると、いろいろな人とメールのやりとりをします。

同じ人とやりとりを続けていくうちに、何気ない文面にも相手の雰囲気というかテンションというか、そんなものも徐々に感じ取れるようになってきて。それが楽しくもあり、ときに勝手に心配や不安に陥ってしまう原因になることも。

だから自分がメールを書くときには、わりと気をつかう方です。「要件を的確に」は大前提ですが、「読んだ人がほんの少し気が緩むようなメールにできたらいいな」というのもあって、自分なりにあれこれバランスを考えてしまいます。相手との距離感に応じて、♪、！、☆、顔文字（^^、^^;、m(_ _)mあたり）も使ってみたり。

でも、そのバランスを考え出すと、ひとつのメールを送るのにやたら時間がかかってしまいます。慣れれば多少の時間短縮はできるのですが、それでももう少し効率化を図りたいと思っていました。

それで使い始めたのがテンプレート機能。状況に応じてメールの定型文をあらかじめ用意しておくのです。たとえば、請求書の提出はコレ、翻訳者さんへの依頼はコレ、クライアントへの提出はコレ、といった具合に。で、このテンプレートファイルもOneNoteにまとめておきます。

あとはメールを送る前に、テンプレートを呼び出して、日付や数字を書き直し、どうでもいいっちゃどうでもいいことをほんの少し足して送ります（←本当はいらないんだろうけど。用事だけじゃやっぱ寂しいから）。

このテンプレート機能、たいていのメーラーに付いているようです（Outlookは確認済み）。同じような内容のメールを頻繁にやりとりするなら使わない手はないと思います。ひとつひとつは小さくても、積み重ねれば大きな時間短縮につながるはず。

次は「あらすじを書く」ことについて。